Zo handel je verzoeken tot gegevensverwijdering af

Klanten hebben het recht te verzoeken dat al hun persoonsgegevens uit de gegevens van je winkel worden gewist. Dit staat bekend als het "recht om vergeten te worden". Hier lees je hoe klanten dit verzoek kunnen indienen en hoe je het kunt beheren met de Pandectes GDPR Compliance-app.

Hoe klanten een verzoek tot gegevensverwijdering indienen

Wanneer de klant niet is ingelogd of een gastaccount heeft

Als de klant een account heeft maar op dat moment is uitgelogd, kan hij of zij nog steeds een verwijderingsverzoek indienen. De klant moet naar de pagina Customer Data Requests gaan, de optie Right to be Forgotten selecteren en zijn of haar E-mail address invoeren.

Na het invoeren van het e-mailadres klikt de klant op Submit. De klant ontvangt een verificatie-e-mail zoals deze:

Na een klik op Verify Request ziet de klant een melding met de tekst: If you are registered as a customer of this store, you will soon receive an email with instructions on how to proceed.

Het niet-geverifieerde verzoek wordt vastgelegd in het systeem van de winkel. In dergelijke gevallen moet de merchant mogelijk contact opnemen met de klant om diens identiteit te verifiëren voordat de gegevens worden verwijderd. Deze stap zorgt ervoor dat alleen geldige verwijderingsverzoeken worden uitgevoerd, als bescherming tegen frauduleuze verzoeken.

Wanneer de klant is ingelogd in de winkel

Als de klant is ingelogd, gaat het proces sneller. Hij of zij gaat rechtstreeks naar de pagina Customer Data Requests in de winkel. Daar selecteert de klant de optie Right to be Forgotten. Omdat de klant is ingelogd, wordt het e-mailadres automatisch vooraf ingevuld. Daarna klikt de klant op Submit.

Er wordt een bevestigingse-mail naar de klant gestuurd waarin het verzoek tot gegevensverwijdering wordt bevestigd.

Verwijderingsverzoeken beheren als merchant

Klantverzoeken controleren

Nadat een klant gegevensverwijdering heeft aangevraagd, stuurt de app als merchant een e-mailmelding naar het e-mailadres van de merchant van de winkel:

Om deze verzoeken te bekijken en te beheren, open je eerst je Shopify Admin dashboard. Klik daar in het linkermenu op Apps en selecteer de app Pandectes GDPR Compliance. Ga vervolgens naar het gedeelte Customer Data Requests en klik op View report om alle verzoeken om klantgegevens te zien.

De niet-geverifieerde verzoeken (die kunnen voorkomen wanneer een uitgelogde klant met een account een verzoek indient zonder zijn of haar actie te verifiëren via de ontvangen e-mail) worden in de lijst als niet-geverifieerd gemarkeerd.

In de volgende schermafbeelding is het klantverzoek ingedeeld op Type, Data Requested, Status, Date Fulfilled en Comment. Het Type geeft het verzoek aan (bijv. Data Erasure) en in ons geval moeten we het verzoek "Data Erasure" afhandelen, terwijl we de status in de gaten houden en gegevens bijhouden in het opmerkingenveld.

De verwijdering verwerken

Vanuit de lijst met verzoeken kun je op de naam van de klant klikken, waarna je naar de profielpagina van die klant wordt gebracht. Je kunt ook rechtstreeks via het linkermenu naar de pagina Customers gaan en de klant zoeken op e-mailadres of naam. Zodra je de klant hebt gevonden, klik je op de naam om het profiel te openen. Klik ten slotte op de optie Erase personal data om de verwijdering te voltooien.

Zorg er in dit stadium voor dat je de lijst met verwijderingsverzoeken in de app hebt geopend, het verzoek hebt geselecteerd en het als afgehandeld (fulfilled) hebt gemarkeerd. Het bijhouden van afgehandelde verzoeken is essentieel voor het beheer van de naleving van de AVG (GDPR).

De klant informeren

Zodra de gegevens zijn verwijderd, is het belangrijk de klant een e-mail te sturen waarin wordt bevestigd dat zijn of haar gegevens conform het verzoek zijn gewist. Informeer de klant er ook over dat hij of zij geen toegang meer heeft tot zijn of haar account, omdat alle persoonsgegevens definitief zijn verwijderd.

Bijgewerkt op: 19/10/2026